Daftar Isi
Mengganti SIMRS bukan sekadar memasang aplikasi baru. Rumah sakit harus menentukan data yang perlu dibawa, data yang harus dibersihkan, dan cara memastikan hasil migrasi dapat digunakan oleh setiap unit.
Daftar Isi
Tanpa perencanaan, migrasi data SIMRS bisa menghasilkan dua masalah: data lama tidak lengkap di sistem baru, atau data yang tidak diperlukan ikut dipindahkan dan menambah duplikasi. Karena itu, proyek ini perlu melibatkan manajemen, IT, rekam medis, pelayanan, keuangan, farmasi, dan vendor.
Baca juga: Cara Memilih SIMRS Rumah Sakit
Jangan mulai dengan menyalin seluruh database lama. Mulailah dari kebutuhan pelayanan, kewajiban rekam medis, operasional, dan pelaporan.
Sebagian rumah sakit membutuhkan seluruh histori klinis. Faskes lain mungkin hanya memindahkan data aktif, sedangkan arsip lama disimpan dalam format read-only. Pilihan ini perlu ditetapkan melalui kebijakan tertulis dan disetujui pemilik proses.
Perhatikan pula tata kelola RME. Kementerian Kesehatan menjelaskan penerapan rekam medis elektronik sebagai bagian dari transformasi layanan kesehatan. Rencana migrasi harus menjaga ketersediaan, keamanan, dan keterlacakan data pasien.
Siapkan data pasien, nomor rekam medis, dokter, poli, unit, tarif, penjamin, obat, tindakan, serta pengguna. Tetapkan format, kode, pemilik data, dan aturan saat ditemukan duplikasi.
Nomor rekam medis perlu mendapat perhatian khusus. Jika sistem lama memiliki nomor ganda, perubahan nomor tanpa mapping dapat menyulitkan pencarian histori dan meningkatkan risiko salah identifikasi.
Tentukan histori yang harus tersedia langsung di sistem baru, seperti kunjungan, diagnosis, tindakan, resep, hasil laboratorium, hasil radiologi, resume medis, dan dokumen pendukung.
Data yang sering digunakan dapat masuk ke sistem aktif. Data lama yang jarang diakses dapat disimpan sebagai arsip terkontrol, selama tetap dapat ditemukan ketika dibutuhkan.
Ruang lingkup proyek dapat mencakup stok obat, saldo persediaan, piutang, transaksi yang belum selesai, tarif, klaim, pengguna, dan hak akses. Data keuangan perlu direkonsiliasi dengan laporan sumber sebelum sistem baru digunakan.
Baca juga: Manajemen Data Pasien dengan Penggabungan Rekam Medis
Data lama jarang siap dipindahkan langsung. Cari pasien ganda, dokter tidak aktif, poli yang berganti nama, obat dengan satuan berbeda, tarif kedaluwarsa, dan transaksi tanpa status jelas.
Untuk setiap temuan, tentukan apakah data digabungkan, diperbaiki, diarsipkan, atau tidak dibawa. Jangan menghapus data sumber secara langsung. Simpan salinan asli, catat perubahan, dan buat hasil cleansing yang dapat ditelusuri.
Bandingkan jumlah pasien, kunjungan, transaksi, stok, dan dokumen antara sistem lama, hasil ekstraksi, dan sistem baru. Periksa juga relasi antarentitas, misalnya kunjungan tetap terhubung dengan pasien dan tenaga kesehatan yang benar.
Minta perwakilan unit menguji pendaftaran, pelayanan, resep, laboratorium, billing, klaim, laporan, dan pencarian histori pasien. Catat defect berdasarkan dampaknya terhadap pelayanan, laporan, dan pengalaman pengguna.
Setiap migrasi data SIMRS perlu memiliki waktu cutover, batas pembekuan data, PIC, jalur komunikasi, dan kriteria keberhasilan. Siapkan salinan data, status transaksi terakhir, prosedur sementara, serta pihak yang berwenang menghentikan go-live jika diperlukan.
Baca juga: Manfaat Integrasi Data Kesehatan
IT memeriksa struktur dan integritas teknis. Rekam medis memeriksa histori klinis. Farmasi memeriksa obat dan stok. Keuangan memeriksa saldo serta transaksi. Unit pelayanan menguji alur kerja. Manajemen menyetujui risiko, jadwal, dan sumber daya.
Sebelum meminta proposal, siapkan jumlah pasien, rentang histori, jumlah unit, volume transaksi, jenis dokumen, sistem yang terlibat, dan target go-live.
SIMRS Trustmedis membantu faskes mengelola rekam medis, pelayanan, billing, dan pelaporan dalam satu sistem setelah migrasi dari sistem lama.
Lihat Trustmedis EMR dan SIMRS atau jadwalkan demo Trustmedis.
