Supplier obat menjual & menyalurkan obat kepada apotek. Mereka biasanya menawarkan harga bersaing dan memberikan kemudahan dalam pemesanannya dengan kompetitornya. Oleh karena itu, Apoteker harus selektif dalam memilih supplier obat karena pemilihan supplier yang tepat menunjang kegiatan operasional apotek.
Apoteker harus memahami kriteria saat memilih supplier.
Obat yang ada di farmasi harus dapat dijamin kualitasnya, mulai dari produksi hingga penyerahan ke pasien.
Industri farmasi mendistribusi produknya melalui distributor yang disebut Pedagang Besar Farmasi (PBF). PBF punya hak untuk menyalurkan obat antara PBF satu dengan lainnya dan fasilitas kefarmasian, seperti apotek, instalasi farmasi RS, puskesmas, klinik, dan toko obat (Kemenkes, 2014).
Alur bisnis PBF, meliputi:
History penjualan, pareto, permintaan pasar, dan program pihak marketing merupakan faktor-faktor yang mendasari pengadaan dan pemesanan barang.
Pengadaan oleh Apoteker Penanggung Jawab (APJ) PBF dengan membuat defekta berkoordinasi dengan supervisor penjualan dan bagian marketing jika membuat daftar kebutuhan barang.
Untuk memastikan obat yang diterima dalam kondisi tepat dan baik, diperlukan pemeriksaan saat menerima oleh bagian transito, dengan menggunakan checklist di faktur pembelian yang diterima dan Rincian Surat Kirim Barang.
Hal tersebut harus sesuai dengan pelaksanaan CDOB, yaitu ketika menerima harus terdapat checklist yang berisi nama pemasok, nama barang, nomor bets, tanggal kadaluwarsa, jumlah fisik, dan keutuhan fisik produk.
Di bagian ini menggunakan sistem First Expired First Out (FEFO), obat yang dekat dengan masa tenggang di jual atau didistribusikan terlebih dahulu.
Jika obat berada di kemasan, dus, di simpan di atas rak dengan sistem penempatan berdasarkan golongan obat, jenis produk, fast-moving/slow-moving, dan bersadarkan analisis efisiensi kerja.
Barang yang berada di gudang PBF harus disimpan pada kondisi yang sesuai seperti yang ditetapkan oleh pabriknya.
Ada beberapa cara untuk penerimaan Surat Pesanan (SP), yaitu:
> Salesman di sarana kefarmasian pelanggan;
> Pesanan langsung dengan telepon/fax.
Proses pelayanan penjualan farmasi di PBF dilakukan dengan mengirim secara tertulis melalui SP yang ditandatangani oleh apoteker penanggung jawab.
Untuk NPP, wajib menggunakan SP khusus sesuai peruntukkannya di terima dan ditandatangani oleh Apoteker Penanggungjawab Apotek (APA) dengan di beri stempel asli serta harus sesuai keabsahannya dengan specimen di sertai dengan jumlah pemesanan yang wajar.
Umumnya, pengiriman produk atau bahan obat dilakukan oleh pihak ketiga yang telah memiliki sertifikat CDOB dari BPOB. Saat pengiriman, dilakukan cross check dahulu saat produk disiapkan oleh logistik.
Melalui instruksi manajemen penjualan yang dilakukan oleh salesman, PBF biasanya melakukan penjualan secara kredit. Outlet membuat pesanan ke salesman, kemudian dibuatkan faktur penjualan oleh fakturis lalu barang dan faktur penjualan dikirimkan menuju outlet.
APJ outlet harus menandatangani dan memberi stempel pada faktur penjualan, kemudian faktur penjualan asli diarsipkan oleh PBF piutang ketika penagihan saat jatuh tempo.
Ketika faktur penjualan telah jatuh tempo, bagian piutang PBF menyerahkan faktur penjualan ke kolektor atau salesman untuk menagih ke outlet tersebut.
